Assistant Administratif - Direction Service Enfance Jeunesse - Neuilly-Plaisance H/F - 93

L'assistante administrative est en charge de tâches administratives du service Enfance-Jeunesse en lien avec les 2 autres assistantes.

Gestion de la relation usagers :
- Accueil des administrés selon un planning établi (accueil mutualisé avec le service Education)
- Gestion des inscriptions et réservations de l'ensemble des activités du service Enfance-Jeunesse et des listes d'attentes
- Utilisation et administration du logiciel CONCERTO et de l'espace citoyen (mise en ligne inscription, création des formulaires....)
- Gestion de la communication et informations aux familles (courriel, affichage) en lien avec la direction
- Gestion des déclarations CAF avant validation finale par le chef de service

Gestion des régies en lien avec la régisseuse (régie mandataire) :
- Remboursements, inscriptions, facturation des familles
Appui à la directrice pour le suivi des ressources humaines du service :
.- Suivi administratif des RH du service : suivi de la signature des contrats, dossiers animateurs, gestion des absences, suivi des congés, heures supplémentaires, plannings hebdomadaires
- Gestion et administration du logiciel de badgeage en lien avec la DRH
- Suivi du traitement et de l'archivage des documents obligatoires pour les agents
- Lien avec la DRH (gestion des paies vacataires, déclaration des heures supplémentaires...)

Appui à la directrice pour les demandes de subvention (CAF notamment) :
- Gestion de tableau de suivi des effectifs

Appui à l'assistante en charge du budget et de la comptabilité :
- Binôme sur le volet budget (préparation de bons de commande, suivi factures et comptabilité sur le logiciel métier dédié...)
- accueil des agents du service et renseignements
- assurer le bon fonctionnement du pôle administratif lors des absences de ses collègues (congés)

Ponctuellement : soutien aux évènements, projets organisés par le service.