Assistant Administratif de Direction Auprès de la DGA - Bonneuil-Sur-Marne H/F - 93

Rattaché.e à la Directrice Générale Adjointe en charge du pôle Aménagement durable, Cadre de vie et Patrimoine, vos missions principales consistent à l'assister dans l'organisation et la gestion administrative des différents secteurs et de dossiers spécifiques.
Les champs d'intervention de l'assistant.e couvrent l'ensemble des dossiers du pôle. Vous assurez une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction du pôle,
- Assurer l'interface avec le secrétariat de la Direction Générale des Services,
- Assister la Directrice Générale Adjointe dans l'organisation, la préparation, le traitement et le suivi des dossiers confiés,
- Assister la Directrice Générale Adjointe pour l'élaboration de procédures internes et veiller à leur respect,
- Organiser et gérer l'agenda de la Directrice Générale Adjointe,
- Organiser et planifier les réunions,
- Préparer les dossiers pour les réunions,
- Assurer la prise de notes, la mise en forme de travaux de bureautique et la rédaction des comptes rendus lors des certaines réunions,
- Suivre la gestion du courrier (traitement et suivi),
- Préparer des bilans d'activités et tenir des tableaux de bord,
- Classer et archiver les dossiers,
- Gestion des dossiers relatifs aux sinistres « catastrophe naturelle »,
- Organisation des commissions « accessibilité aux personnes handicapées »,
- Suivi des dossiers et demandes en lien avec les services du pôle,
- Remplacement ponctuel de l'agent d'accueil, en lien avec les assistantes du pôle, lors de ses absences, notamment pour la reprise des lignes téléphoniques du standard.