Secrétaire Assistant - Département de Seine-Saint-Denis H/F - 93

Sous l'autorité du chef.fe de service des bâtiments départementaux et de son adjoint.e, l'assistant.e apporte son concours aux agents du service sur divers sujets. Elle ou il contribue à faciliter le fonctionnement du service et l'atteinte des objectifs collectifs.

Assurer les fonctions relatives au secrétariat : Accueil physique et téléphonique, gestion proactive d'agenda, gestion du courrier entant/sortant et des parapheurs (mise en forme, enregistrement), gestion du temps de travail des agents, mise à jour de l'annuaire de la direction, etc...
- Assurer le suivi administratif des dossiers individuels (Nouvel arrivant, CET, Retraite, arrêt de travail, médaille, EPA, primes, etc...) en lien avec le SGR et la DRH.
- Participer à l'organisation administrative de la direction : assurer l'organisation logistique et fonctionnelle des réunions (choix des dates, réservation de salle, préparation des fonds de dossier pour les participants, etc...), gérer de prestations via les outils métiers, assurer la prise de notes lors des réunions, la rédaction finale des comptes rendus, rédiger des notes et mails courants à la demande des services et de la direction.
- Gérer le suivi administratif des dossiers/projets : menés par la direction (tableaux de bord, note de synthèse, recherche documentaire et constitution de dossiers, impression de documents issus des outils métiers, etc...), et rédiger ou relire des documents dans le respect des chartes départementales Contribuer au processus d'information en assurant la centralisation et la circulation des informations et en organisant le classement et l'archivage des dossiers (papier et numérique).
- Contribuer à la conception des documents et outils de suivi nécessaires au bon fonctionnement du pôle en participant, aux réflexions engagées sur l'amélioration de l'organisation de la fonction secrétariat-assistance de pôle, à la rédaction de procédures de l'activité du pôle, à la construction de tableaux de bord mutualisés pour le suivi des activités du pôle