Gestionnaire Polyvalent Administratif et Financier - Dominante RH Temps Périscolaires H/F - 93

Rattaché au service des Temps périscolaires, l'agent est placé sous l'autorité et l'encadrement du responsable et responsable adjoint du service.

- Définition - missions principales :

L'agent opère une assistance administrative et financière polyvalente à l'ensemble des tâches et missions relevant de la compétence du service des Temps périscolaires. Il s'agit d'une gestion partagée des affaires courantes du service.
Le poste comporte une dominante RH. Ainsi, il assure l'ensemble du suivi rigoureux et travail préparatoire à la validation des responsables, des sujets RH : suivi OCTIME du temps de travail, absences, congés des animateurs. Centralisation et gestion de l'enregistrement et transmission en RH des heures complémentaires et temps de travail des vacataires, etc...
Le gestionnaire polyvalent apporte également son concours dans la coordination quotidienne et opérationnelle du service, il est support exécutant des coordinateurs de terrain sur les mises en oeuvre financières des dépenses du service.
L'agent assure par ailleurs et par roulement avec l'équipe du pôle administratif et financier, l'accueil physique et téléphonique du public dans le cadre des inscriptions gérées par la Direction et des demandes d'informations diverses. Il est pleinement investi lors de la campagne d'inscriptions périscolaires comprenant l'instruction des dossiers papier et en ligne.

Ce poste prévoit également, en lien direct avec les missions principales :
Un volet planification et suivi : Préparation des dossiers selon les activités du service (évaluation, ...), création et suivi de fichiers informatiques pour les besoins du service.
La gestion de l'information, classement et archivage de documents :
o Trier, classer et archiver les documents - propositions d'outils,
o Rechercher, synthétiser et diffuser des informations.
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,

Sur l'accueil physique et téléphonique du public :
o Recevoir le public et traiter les demandes : inscriptions, paiements, renseignements, etc...,
o Répondre aux appels téléphoniques et prise des messages,
o Informer les usagers et personnels de la direction, questionner ses responsables et ensemble des personnels de la direction pour apporter réponse aux usagers,
o Rechercher et diffuser des informations,
o Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité.