Assistant de Direction BTP H/F - 93

PARQUETS GAL est une entreprise spécialisée dans la pose, la rénovation et la restauration de parquets, intervenant principalement sur des projets de rénovation de qualité et sur des chantiers exigeants.

Basée à Saint-Maur-des-Fossés (94), l'entreprise s'appuie sur un savoir-faire reconnu et des équipes expérimentées pour accompagner ses clients sur des projets techniques et soignés.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) en CDI, travaillant en binôme et intervenant largement sur la gestion administrative et comptable de l'agence.

Le poste est à pourvoir rapidement sur Saint-Maur-des-Fossés (94)PARQUETS GAL est une filiale du prestigieux Groupe AURIGE, leader incontesté dans la restauration du Patrimoine et des Monuments Historiques en France. PARQUETS GAL a réalisé des projets prestigieux incluant la restauration et la pose de parquets dans des hôtels de luxe, des appartements privés, ainsi que dans des monuments emblématiques tels que le Château de Versailles, le Château de Chantilly et le Louvre.

Rattaché(e) au Responsable d'agence et en collaboration avec l'équipe travaux, vous assurez la gestion administrative des opérations, de la commande client jusqu'à l'encaissement, ainsi que le suivi administratif des fournisseurs et sous-traitants.

VOS MISSIONS AU QUOTIDIEN

Gestion administrative des opérations et suivi des chantiers

- Participer à la réponse aux appels d'offres

- Assurer la gestion administrative des marchés : commandes, avenants, pièces marché et cautions

- Participer à l'ouverture administrative des chantiers

- Renseigner la partie administrative des PPSPS (Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé)

- Assurer le suivi administratif des dossiers chantiers et la mise à jour des tableaux de suivi

- Effectuer le suivi du pupitre et des commentaires liés aux opérations

- Préparer les éléments nécessaires à l'envoi du DOE (Dossier des Ouvrages Exécutés)

- Gérer la facturation clients et assurer les relances si nécessaire

Gestion de la sous-traitance

- Rédiger les contrats de sous-traitance et les documents associés (DC4)

- Collecter et vérifier les pièces administratives des sous-traitants

- Mettre à jour le tableau de suivi des sous-traitants et des documents réglementaires

Comptabilité fournisseurs et gestion administrative

- Saisir les bons de commande dans l'outil Sextant

- Contrôler et effectuer le rapprochement des factures fournisseurs, sous-traitants et intérimaires

- Assurer le suivi du circuit de validation et du règlement

- Transmettre les éléments comptables au service comptabilité du Groupe Aurige

- Gérer les factures d'intérim avec les bons d'approbation (BAP)

- Assurer le suivi administratif des fournisseurs et le classement des documents

Assistanat d'agence

- Assurer le secrétariat du Responsable d'agence (gestion des mails, courriers, organisation administrative)

- Rédiger différents courriers administratifs

- Gérer le courrier entrant et sortant

- Participer au bon fonctionnement administratif de l'agence au quotidien