Les missions du poste
Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, vous assisterez et assurerez la gestion du secrétariat de la direction générale. Vous serez en appui de la coordination entre les directions générales adjointes, les chargé.es de mission rattaché.e.s à la DG et l'ensemble des services de la collectivité. Vous garantirez la transmission des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction générale et/ou de l'administration communale.
A ce titre, vous aurez pour principales missions :
Accueil téléphonique et physique du secrétariat ;
Organisation et gestion des agendas du DGS et des DGA ;
Organisation administrative, logistique de réunions avec des partenaires internes/externes : réservations de salles, invitations, vérification de présences, transmission des ordres du jour prévisionnels ;
Préparation de dossiers, transmission de documents nécessaires en amont ;
Suivi des parapheurs ;
Gestion du courrier entrant et sortant ;
Rédaction de courriers divers ;
Rédaction de comptes rendus d'échanges/de réunions ;
Mise en forme de documents de présentation ;
Gestion et organisation des déplacements ;
Préparation d'instances de gouvernance politique et administrative : bureaux municipaux, comités de directions, réunions avec le maire et les élus : diffusion d'ordre du jour et préparation de dossiers thématiques ;
Appui ponctuel à la gestion de certains dossiers : recherche d'informations, mises en relations, coordination ;
Communication et diffusion de l'information avec l'équipe municipale ;
Gestion des commandes de fournitures de bureau ;
Classement et archivage des documents et dossiers.
Le profil recherché
Connaissances De formation de niveau Bac +2 ou équivalent, vous disposez de solides connaissances relatives à l'environnement territorial. Rigoureux.se et méthodique, vous avez le sens de l'organisation et êtes capable de travailler dans l'urgence.
Savoir - faire
Capacité à travailler en transversalité avec des partenaires internes et externes
Aisance orale
Maîtrise des outils bureautiques
Capacités rédactionnelles
Maitrise d'outils de planification des tâches et de gestion des agendas
Savoir - être
Autonomie et polyvalence
Sens de l'écoute, empathie
Extrême discretion (caractère confidentiel des informations)
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Compétences rédactionnelles
- Traitement du courrier
- Permanence téléphonique
- Rédaction de courriers