Assistant de Direction H/F - Esat Toulouse Lautrec

L'ESAT et la SAS TOULOUSE Lautrec, La voix du devenir recrute un(e) Assistant(e) de Direction (H/F).

Vos missions principales sont les suivantes :

Sous la supervision du Directeur à qui il/elle rend compte régulièrement, il/elle assure l'élaboration, le suivi, la circulation et la gestion des documents, la rédaction des comptes rendus ou éléments d'informations qui lui sont confiés, en assistance du Directeur Du Pôle INSERTION et/ou du Directeur Adjoint du Pôle INSERTION.

Dans une équipe pluriprofessionnelle, vous serez chargé(e) notamment de la gestion administrative de l'E.S.A.T. & de la S.A.S. TOULOUSE-LAUTREC, de la partie médico-sociale de ces 2 établissements (suivi et mise à jour administratives des dossiers des usagers), gestion de l'information et de l'accueil du public, de la communication dans et en dehors des établissements E.SA.T. & S.A.S. TOULOUSE-LAUTREC ...

À ce titre, vous serez notamment chargé(e) de :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'établissement.
- Gérer les agendas, organiser les réunions et préparer les dossiers.
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, comptes rendus et différents documents administratifs.
- Assurer l'affichage intérieur de l'établissement
- Assurer le suivi administratif des dossiers des personnes accompagnées et de la direction.
- Participer à la préparation et au suivi des instances (CVS, réunions de direction, etc.).
- Organiser le classement et l'archivage des documents.
- Assurer le suivi des commandes de fournitures et des relations avec les prestataires.
- Contribuer au suivi de tableaux de bord, d'indicateurs et d'outils de pilotage.
- Participer à la mise en oeuvre de la démarche qualité et au suivi des procédures institutionnelles.
- Garantir la confidentialité des informations traitées.

Profil recherché :
- Formation de niveau Bac +2 minimum (BTS Support à l'Action Managériale, Assistant de Direction, Gestion PME-PMI ou équivalent).
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, CANVA.).
- Maitrise de l'IA.
- Très bonnes qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
- Sens de l'organisation, autonomie, rigueur et discrétion.
- Capacité à gérer les priorités et à travailler en équipe.
- Sens du service, écoute et qualités relationnelles.
- Autonomie et savoir rendre compte
- Sens de l'écoute, bienveillance et capacité à travailler en équipe
- Le permis B est conseillé.

Conditions salariales :
Horaires de journée sans Week end.
RTT
Salaire convention 66 avec prime Ségur

Lieu de travail : ESAT et SAS Toulouse Lautrec, 10 rue Nicolas Robert 93600 Aulnay-sous-Bois

Experience: 2 An(s) - Assistant de direction

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Techniques de gestion administrative,Utilisation de logiciels de présentation,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un écrit professionnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprise,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser une messagerie sécurisée

Langues: Français exigé

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Aide par le travail

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Orthographe
• Sens du relationnel
• CVS
• Logiciels bureautiques
• Intelligence artificielle
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• PowerPoint
• Contrôle qualité
• Français
• Logiciels de présentation-diaporama
• Réactivité
• Canva
• Sens de l’organisation