Les missions du poste
CONTEXTE
Rejoindre Ramsay Santé, c'est intégrer le leader européen de l'offre globale de soins, un Groupe présent dans 5 pays, fort de 40 000 collaborateurs et près de 10 000 praticiens.
Chaque année, nous prenons soin de plus de 13 millions de patients grâce à un modèle de soins complet, innovant et humain.
Entreprise à Mission, nous avançons avec une ambition claire : Améliorer la santé en innovant constamment.
Créée en 1934, la clinique d'Aulnay-sous-Bois propose des soins de qualité dans un environnement qui a su se moderniser au fil du temps. Après la construction d'un nouveau bâtiment de 6000 m2 en 1998 et la rénovation des bâtiments existants, elle est rebaptisée Hôpital Privé de l'Est Parisien - Clinique d'Aulnay. Elle rejoint Générale de Santé en 2001, devenue Ramsay Santé en 2019. Cet établissement de proximité est doté d'un plateau technique innovant qui lui permet d'assurer la prise en charge de 12000 patients chaque année.
MISSION
Le/la Responsable administratif(ve) assure le pilotage, la coordination et l'optimisation de l'ensemble du circuit administratif du patient, de la préadmission jusqu'à sa sortie.
Il/elle garantit la qualité de l'accueil, la fiabilité de la facturation, l'efficacité des organisations administratives et le bon fonctionnement du secrétariat médical
Missions principales =
Pilotage du parcours administratif du patient :
- Organiser et superviser le circuit administratif du patient, de la préadmission à la sortie.
- Garantir la bonne gestion des dossiers administratifs et leur complétude.
- Superviser les activités d'accueil, d'admission et de gestion administrative des séjours.
- Veiller à la fluidité du parcours patient en coordination avec les différents services de l'établissement.
- Assurer le suivi des relations avec les organismes payeurs.
- Collaborer avec les équipes médicales, soignantes, administratives et les fonctions supports.
Management des équipes administratives :
- Encadrer, animer et coordonner les équipes administratives (accueil, admission, facturation, secrétariat urgence, secrétariat médial, PRE-PMSI)
- Organiser les activités, répartir les missions et adapter les ressources aux besoins des services.
- Élaborer et suivre les plannings afin d'assurer la continuité des activités.
- Accompagner les collaborateurs dans le développement de leurs compétences.
- Veiller au respect des procédures internes et des exigences de qualité.
- Identifier les difficultés organisationnelles et mettre en oeuvre les actions correctives nécessaires.
Organisation et coordination de l'activité des praticiens libéraux :
- Superviser, par l'intermédiaire du management du secrétariat médical, l'organisation administrative nécessaire à l'activité des praticiens libéraux.
- S'assurer de la préparation en amont des bureaux et espaces de consultation mis à disposition des praticiens libéraux.
- Veiller à ce que les bureaux soient opérationnels avant le début des consultations : disponibilité des locaux, matériel nécessaire, équipements informatiques et fournitures administratives.
- Anticiper les besoins organisationnels en lien avec les plannings de consultation.
- Coordonner avec les services concernés la résolution des dysfonctionnements susceptibles de perturber l'activité des praticiens.
- Garantir la qualité de l'accueil et de la prise en charge administrative des patients en consultation.
Supervision de la facturation et suivi administratif :
- Garantir l'exhaustivité et la fiabilité de la facturation de l'ensemble des activités de l'établissement.
- Superviser le traitement et le suivi des dossiers de facturation.
- Superviser le traitement et le suivi des dossiers du PRE-PMSI.
- Veiller à la réduction des délais de facturation et à la qualité des données saisies.
- Identifier les anomalies et mettre en oeuvre les actions correctives.
- Assurer le suivi des indicateurs de performance liés à l'activité administrative et à la facturation.
- Contrôler et valider les factures fournisseurs relevant de son périmètre de responsabilité.
Qualité, gestion des risques et amélioration continue :
- Participer à la démarche d'amélioration continue de la qualité et de la gestion des risques.
- Identifier et analyser les dysfonctionnements du circuit administratif du patient.
- Proposer et déployer des actions d'amélioration des organisations et des pratiques professionnelles.
- Veiller au respect des procédures internes, des règles de confidentialité et de la réglementation relative à la protection des données personnelles (RGPD).
- Contribuer à l'amélioration de l'expérience et de la satisfaction des patients.
Reporting :
- Élaborer et suivre les tableaux de bord et statistiques d'activité.
- Analyser les indicateurs et proposer des axes d'optimisation/amélioration.
- Assurer un reporting régulier auprès de la Direction.
Profil
Expérience sur un poste similaire dans le secteur hospitalier
Excellentes compétences organisationnelles, relationnelles et managériales
Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion administrative hospitalière (connaissance du PMSI appréciée)
Rigueur, sens du service, confidentialité et esprit d'initiative
Compétences requises
- RGPD
- Reporting
- Amélioration continue
- Gestion du risque
- Pro-activité
- Facturation
- Management d'équipe