Chargé des Relations Publiques et du Protocole - le Perreux-Sur-Marne H/F - 93

Direction : Direction Générale des Services
Service : Relations Publiques
Rattachement hiérarchique : Responsable des Relations Publiques
Grade : Rédacteur
Fonctions : chargée des relations publiques et du protocole

- Missions de Gestion administrative du service des Relations Publiques

o Accompagnement de la responsable du service Relations Publiques sur différents dossiers
o Gestion du courrier via Dotelec (réception et diffusion)
o Organisation et planification des réunions
o Élaboration des comptes rendus de réunions
o Rédaction de divers courriers, mails, réalisation des déclarations SACEM, des fiches sécurité
o Élaboration d'actes administratifs (décisions, arrêtés)
o Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (prise de note, mise en forme et frappe de courrier, saisie de documents)
o Organisation du classement et l'archivage des dossiers
o Gestion et suivi des fournitures de bureau du service
o Gestion du suivi des heures supplémentaires
o Gestion du fichier des volontaires pour les heures supplémentaires
o Renseignement des tableaux de bord (suivi des congés du service)

- Mission de gestion financière

o Demande des devis aux fournisseurs et établissement des bons de commande
o Gestion et suivi budgétaire (bons de commande, engagements...)
o Suivi des projets et activités de la direction
o Comptabilité analytique des manifestations
o Gestion et suivi comptables de l'encaissement des petites annonces du magazine et des salles municipales
o Régisseuse pour l'animation sénior et régisseuse suppléante pour la location des salles et les petites annonces
o Suivi des demandes de subventions
o Élaboration du budget avec la responsable

- Mission Relations Publiques/Événementiel

o Gestion et suivi des stocks de denrées et de matériel
o Gestion et suivi des cérémonies militaires et protocolaires
Préparation des cérémonies
Préparation et envoi des notes d'organisation
o Aide à l'organisation des événements portés par le service des Relations Publiques
Collaboration à l'organisation des animations et événements des différents pôles du service (animations commerciales/séniors)

- Missions secondaires

o Accueil du public sur place et téléphonique
o Travaux de mise sous pli
o Réservation de salles par téléphone et remise de clés des locations de salles